Categorías
Diario Economía Techies

Metodología GTD

Metodologías hay a patadas. Y cuando entro en una nueva organización e intentan que pase por el aro de una determinada metodología, ¿qué queréis que os diga?, me molesta. Y esto va por modas, si se pone de moda Kanban, todas las empresas querrán ponerlas en práctica para vender que son “modernos” y van “a la última”. Puro postureo porque no todas las metodologías sirven para todo tipo de trabajos.

Mi postura es que no hay que regirse a una metodología concreta si no que hay que, apoyándose en ellas, crear la metodología que más se adapte a tu negocio. Esto no es fácil cuando el negocio lo llevan inútiles, como suele ser habitual.

Pero este no es el tema del que quiero hablar hoy, hoy os voy a hablar de la metodología GTD. Getting Things Done, Organízate con eficacia en español. Reconozco que por el nombre echa para atrás. Parece sacado de un libro de autoayuda para emprendedores. Pero dejadme que os cuente mi rollo.

De la Wikipedia:

GTD se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, no es necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas.

Wikipedia

Me parece algo fundamental y que ya aplicaba incoscientemente desde que tengo memoría. Pero David Allen le dio nombre, metodología GTD.

En esta metodología las prioridades se tienen en cuenta pero son lo de menos. Si tienes 10 tareas pendientes, en este instante puedes priorizarlas en un orden determinado bajo ciertos criterios. Pero estos criterios pueden cambiar a lo largo del tiempo. ¿No te ha pasado que tenías entre tus tareas pendientes algo “urgente” pero por cansancio mental preferías hacer otra tarea menos “urgente” pero más amena? Si por x motivo, no puedes desarrollar la tarea más prioritaria en la mejor de las condiciones quizás lo más optimo es saltar a otra tarea.

Vuelvo a repetir que odio hablar de metodologías, pero es que esta la tenía implantada de nacimiento en mi cabeza. Y me parece interesante compartirla.

Es bastante común tener en nuestra cabeza varias tareas pendientes de hacer durante el día pero que alguna se olvide. Para intentar no olvidarlas hacemos un sobreesfuerzo innecesario. De adolescente me apuntaba en papel una lista de las tareas que me iba pidiendo; que si la lista de la compra de mamá, que si ir a correos para recoger una carta, que si comprar el semanal… Esto es a grandes rasgos la metodología GTD. El objetivo: liberar la cabeza para poder ponerla a pleno rendimiento en la tarea actual.

¿Qué pasos seguir para aplicar la metodología?

  • Recopilar: Identificar cada tarea que vamos a tener que realizar. Yo aquí no añado gilipolleces como “revisar el mail” como suelen poner cuando alguien explica esta metodología. Yo ya lo doy por echo, como el mear, el comer o encender el ordenador… obvio, no necesito incluirlo en una lista. Recopilar tareas importantes, no triviales.
    ¿Dónde recopilo? Pues mucha gente utiliza su propio mail para apuntarse estas tareas. Si en tu trabajo utilizáis el mail para todo, una buena forma es dejar los mails sin leer para indicar que son tareas en pendientes. E incluso puedes enviarte correos a ti mismo con tareas que tienes pendientes. Esto lo suelo hacer al final del día para que a primera hora del día siguiente vea mi correo y recuerde qué es lo que tengo que hacer. Si eres de la antigua escuela puedes apuntarlo todo en papel. O simplemente en un archivo txt como suelo hacer también. No sé, cada uno a su manera. Puedes tener varias fuentes sin problemas. En mi caso cuento con el correo de la empresa y con un txt con las tareas pendientes. Además de mi correo personal para mis cosas y las notas de mi móvil. A cada fuente de datos la podemos llamar cubo en adelante.
  • Procesar: Recorrer todos nuestros cubos y actuar. Si una tarea nos toma menos de dos minutos, la hacemos y la quitamos del cubo como resuelta. Si una tarea ya no es necesaria, la quitamos como innecesaria. Si una tarea no la podemos hacer aún pasamos a la siguiente.
  • Organizar: Aquí suelo hacer un poco de kanban. Cada tarea la marco con un tick de doing(haciendo ahora mismo), pending(pendiente de algo o alguien) y por defecto to_do(tareas aún sin hacer). Entre las tareas to_do se pueden marcar de distintas formas. Hay tareas que a lo mejor no se pueden hacer hoy porque es Domingo, entonces las marco con la fecha en la que tengo que hacerlas. Visualmente mis listas las ordeno por esta fecha para no estar fijándome en ellas constantemente. También pongo estrellitas a cada tarea para marcar prioridad(por ejemplo * un poco prioritaria, ***** muy prioritaria) Este paso de Organizar debemos optimizarlo para que no nos lleve demasiado tiempo.
  • Revisar: Aquí revisamos las tareas que podemos hacer hoy. Las que no se pueden hacer hoy no es necesario revisarlas a diario. Por ejemplo si dentro de 4 meses quieres ojear aseguradoras para cambiar tu seguro, no es necesario revisar esta tarea diariamente. Por eso es importante el paso anterior(Organizar). Ambos pasos están unidos estrechamente, porque quizás revisando te des cuenta que una tarea que organizaste para dentro de una semana, se puede hacer mañana. También revisamos que no falta ninguna tarea.
  • Hacer: Y llegamos al punto objetivo, cuando realizamos alguna tarea. En este punto nuestra mente está 100% en la próxima tarea dentro de nuestra organización, sin pensar en todo lo que tenemos pendiente o si algo se nos ha olvidado. ¡Todo está apuntado! A por la tarea.

Al final me he pasado de parrafada. El objetivo es quedarte con la esencia y si lo ves útil, intentar aplicarlo cada día. Te propongo que al menos durante unos días lo apliques. Abre txt y escribe la lista de tareas pendientes a día de hoy hasta 2-3 meses vista.

Y hasta aquí puedo escribir.

Una respuesta a «Metodología GTD»

Tengo un déficit de atención como un camión que en cuarentena se ha agudizado. La verdad es que me parece interesantísimo y voy a tratar de aplicarlo en mi día a día. Muchas gracias!!!!!

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *